Preparare una mail di rifiuto per un candidato che non ha superato la fase di selezione è una mansione che rientra nelle attività quotidiane di un professionista delle risorse umane. Si tratta di una fase piuttosto delicata del processo di recruiting, con possibili ripercussioni sia sulla futura eventuale relazione professionale con il candidato, sia sulla reputazione aziendale.

La rivista Slate, tuttavia, rivela che tra le lamentele più frequenti riportate dalle persone in cerca di lavoro “il silenzio post-colloquio” è quella più diffusa.

Ecco alcuni consigli per i professionisti delle risorse umane per gestire al meglio questa fase delicata ma cruciale, soprattutto ai fini dell’employer branding: 

La semplicità paga sempre

Cercate di seguire un formato semplice e chiaro per scrivere la vostra e-mail di rifiuto. Ovvero: “Ringraziate. Date la notizia al candidato e comunicate qual è il motivo che ha guidato la vostra scelta. Concludete, augurandogli di sentirvi presto”.

Se ritenete che la risorsa possa essere qualificata per ricoprire altri ruoli nella vostra azienda, non esitate a incoraggiarla a candidarsi in futuro per altre posizioni o nuove opportunità. Un gesto che verrà certamente apprezzato.

Ricordatevi di ringraziare il candidato

Iniziate il testo della mail con positività: ringraziate il candidato per il tempo dedicato e l’impegno dimostrato. Apprezzate i suoi sforzi e mostrate il rispetto che nutrite nei suoi confronti. Ricordate che essere grati con i candidati vi assicura che conservino un ricordo positivo di voi e della azienda.

Non siate impersonali

Non rinunicate mai a un pizzico di “human touch”. In che modo? Ricordandovi di scrivere il nome del candidato, il riferimento alla posizione per cui si è proposto e, eventualmente, un paio di righe in cui esprimete il vostro apprezzamento per le sue capacità, in termini di hard e soft skills.

Concludete come avete iniziato: con positività

Chiudete la mail con cortesia, augurando buona fortuna al candidato. Non si tratta solo di buona educazione: ricordate che questa è l’ultima chance che avete per dare di voi e dell’azienda un’immagine positiva e professionale. Meglio non sprecarla!

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