Come gestire le risorse in smart working

Come gestire efficacemente un team in Smart Working

La situazione di eccezionale emergenza causata dal Covid-19 ha decretato il momentaneo passaggio allo Smart Working per tutte le realtà in grado di proseguire la propria attività lavorativa da remoto.

Non più esclusiva (o quasi) prerogativa delle big company o delle startup più innovative, lo Smart Working si impone oggi come un asset fondamentale della nuova organizzazione del lavoro, sia per garantire continuità al business sia per salvaguardare la salute dei lavoratori e della comunità.

Si tratta però di una modalità di lavoro che necessita di un’attenta impostazione per assicurare efficienza ed efficacia ai team, fino a qualche giorno fa abituati alla condivisione di strumenti e luoghi fisici, al “privilegio” di guardarsi in faccia. E se alcune aziende hanno dovuto semplicemente accelerare un processo già in atto (il graduale passaggio al lavoro agile), altre si sono fatte trovare impreparate di fronte alla sfida.

Jobrapido conosce da vicino questa situazione, lavorando a stretto contatto con gli HR manager delle aziende sue clienti. È per questo che proponiamo un decalogo, a cura di Patrizia Turri, Global Vice President Human Resources di Jobrapido, per aiutare i team e i responsabili risorse umane ad affrontare questo cambiamento:

  • Assicurarsi che le persone abbiano obiettivi e priorità chiari

La chiarezza di obiettivi e priorità, già di per sé fondamentale nella gestione di qualsiasi attività, assume ancor più rilevanza oggi. Occorre dedicare a ogni lavoratore il tempo necessario a chiarire quali siano le sue responsabilità, dargli modo di esprimere dubbi, fare domande, in modo che tutti siano informati.

  • Pianificare con regolarità conference call\video call

È vitale comunicare con frequenza e regolarità. Aiuterà tutti a restare allineati, verificare lo stato di avanzamento dei progetti e delle attività e il rispetto delle tempistiche. Per questo è importante la puntualità ed è importante evitare che le scadenze siano rimandate. Condividere un’agenda dei punti da affrontare aiuterà a rendere i meeting virtuali più efficaci e produttivi.

  • Tenere aperti diversi canali di comunicazione

Al di là degli incontri pianificati, è importante essere disponibili per il proprio team in caso di necessità e incoraggiare le interazioni. Sarà così più facile sciogliere velocemente dubbi, evitare perdite di tempo e cogliere spunti innovativi. Condividere una piattaforma di messaggistica istantanea può rivelarsi una scelta vincente.

  • Chiarire le aspettative

Ad ognuno deve essere chiaro cosa ci sia aspetta da lei\lui, in che tempi e secondo quali standard qualitativi. Così potrà perfomare come necessario e assumersi le proprie responsabilità.

  • Usare gli strumenti di lavoro più adatti

Un team di lavoro remoto veramente efficace necessità di strumenti per la condivisione di file, una piattaforma di messaggistica istantanea, software di condivisione dello schermo, software di monitoraggio del tempo, software di gestione dei progetti e qualsiasi strumento o risorsa specifici per il proprio settore.

  • Assicurarsi che ogni membro del team sia a proprio agio

Assicurarsi che ognuno sia a proprio agio in questa situazione aiuterà lui a performare al meglio e il team a portare avanti con successo il progetto. Alcune personalità hanno necessità di interazione sociale per sentirsi ispirati e motivati. In questi casi può essere utile dedicare al lavoratore del tempo al telefono o in video conferenza. Lo aiuterà a sentirsi parte integrante del team e a costruire un rapporto più personale con voi.

  • Rispondere alle richieste di supporto

Essere pronti a dare supporto quando sorgono problemi è una priorità quando si gestisce un team da remoto. Tra i problemi più comuni, e purtroppo anche tra quelli più frustranti che possano capitare, spiccano quelli legati alle risorse  IT: posta elettronica bloccata, difficoltà di accesso alla rete aziendale o con i sistemi di file sharing… Se non c’è nessuno disponibile ad aiutare i membri del team da questo punto di vista, l’impatto pratico e psicologico può rivelarsi pesante.

  • Tenere aggiornata la documentazione dei processi

La documentazione di processo è di primaria importanza per il completamento di attività e progetti comuni. Mantenere questi documenti aggiornati e renderli di facile comprensione assicura un significativo risparmio di tempo e di risorse, oltre a rivelarsi particolarmente utile per i membri meno esperti del team o da poco entranti in azienda.

  • Promuovere un buon clima

Promuovere una cultura di squadra basata sul rispetto e la fiducia reciproci è fondamentale. Valorizzare le risorse, non mancare di sottolineare il buon lavoro svolto e l’importanza delle sinergie che si vengono a creare. Mantenere tutti aggiornati su ciò che accade alla azienda o in altri team aiuta a creare senso di identità e appartenenza.

Avere un sistema di valutazione delle performance strutturato aiuterà chi lavora da remoto a comprendere bene i propri punti di forza e le aree da migliorare. Performance review personali, su base mensili, possono rivelarsi un importante stimolo per chi lavora da remoto, specie se accompagnate da un piano di crescita professionale chiaro e basato su risultati misurabili.

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